Para hacer reuniones productivas y motivadoras necesitas tener un inicio y un final contundente y recordarles a los asistentes la visión de la empresa.
¿Cuántas veces has estado en una reunión en la que sabías desde el principio que sería aburrida y sin sentido? La inefectividad de tantas reuniones puede remediarse modificando los primeros y los últimos cinco minutos.
Las comedias de stand-up viven con un refrán de cómo debe ser un performance: empieza fuerte, termina fuerte. Al usar la misma filosofía en tus reuniones obtendrás mayor interacción e interés de tus empleados. Aplica estos seis sencillos consejos:
1. Establece el ejemplo desde el principio. Si quieres que tu equipo esté interesado y con energía, tú necesitas personificar esas cualidades desde que entras a la sala de reuniones. Los seres humanos somos criaturas muy empáticas, por lo que en 10 segundos, tu equipo reflejará la misma actitud y humor. Ellos te observan buscando pistas sobre el tono de la reunión. Si tienes una nube negra sobre tu cabeza, la energía de la sala se hundirá y la reunión será inútil. En cambio, si estás positivo y enérgico, la reunión será más dinámica y productiva.
Pero esto puede ser algo engañoso, ya que tú también puedes contagiarte por el nivel de energía de los demás. No dejes que ningún despliegue de negatividad te afecte. Mantente enfocado. Si quieres que tus empleados estén amigables, interesados y con energía, tú debes ser amigable y estar interesado y con energía. Lidera con tu lenguaje corporal y tono de voz.
2. Conéctate con todos en la sala. Algunas personas tienen el hábito de iniciar las reuniones leyendo la agenda de la misma. Todos mueven la cabeza para seguirte la corriente, pero no hacen contacto visual y ciertamente tampoco se conectan. El punto de las reuniones cara a cara es, bueno, interactuar cara a cara.
Convierte en una prioridad construir y mantener el entendimiento, de manera que pueda darse la colaboración. Leer la agenda de la reunión no es una buena forma de empezar. No tiene que ser un monólogo interminable, sino unas cuantas palabras que expliquen por qué están reunidos y qué se espera obtener de la reunión.
3. Recuérdales a todos tu gran misión. No te enfoques tanto en los pormenores de la junta como para olvidar ver el panorama general. Recuérdales a todos que están trabajando hacia un propósito mayor y no sólo contando los minutos. Piensa: ¿cómo esta reunión se adecúa a tu visión? ¿Cómo ayudará a la empresa? ¿Cómo beneficiará al equipo? ¿Cómo impulsará esta discusión el trabajo? Obtendrás mayor interés de los asistentes si consigues que todos entiendan por qué se reúnen.
4. Entrega pasos a seguir. Antes de que todos abandonen la sala, asegúrate que conocen los pasos a seguir. En lugar de delegar o decir quién está a cargo de qué, pídeles a todos que digan algunas palabras sobre aquello de lo que son responsables. Esto ayuda a asegurar que todos estén en la misma página y te da una oportunidad de escuchar y observar.
Presta atención a lo que dicen y a cómo lo dicen. ¿Realmente entienden la idea? ¿Su lenguaje corporal es congruente con lo que dicen? Ésta es tu oportunidad de hacer un control de daños preventivo y te pierdes de ello si sólo haces listas de pendientes al final de cada reunión.
5. Reconoce los éxitos. El reconocimiento es una parte importante para crear una cultura positiva. Es fácil sumergirse en las fechas límite y pensar que habrá choque de palmas y abrazos grupales una vez que se cumplan, pero esto raramente ocurre. Una vez que un asunto es completado, seguramente hay otro esperando en la esquina.
El reconocimiento y la recompensa debe estar en tu lista de pendientes de cada reunión. Siempre puedes encontrar a alguien que está haciendo un buen trabajo. Sólo menciónalo. Decir, “Me encanta la actitud de Ana” o “Gracias Carlos por tus valiosas contribuciones”, puede generar resultados muy positivos. Es importante que la reunión deje una nota positiva.
6. Termina donde empezaste. Al igual que preparaste tus argumentos iniciales para crear conexión en el grupo, debes terminar de la misma manera. Ten una idea de lo que dirás al final de la reunión. Idealmente, los argumentos de cierre reflejarán los de apertura. Refuerza nuevamente la visión y el panorama general.
Fuente:emprendedoresnews